Eventorganisation

Im laufe einer Saison stehen viele spannende Events an. Es gilt Messeauftritte für Studenten und mit Sponsoren zu organisieren, uns und unsere Fahrzeuge auf internen Unternehmensveranstaltungen zu präsentieren sowie eng mit anderen Marketing-Verantwortlichen zusammenzuarbeiten.

 

Jedes Jahr im Frühjahr präsentieren wir bei einem Rollout unsere neuen Rennwagen der Öffentlichkeit. So ein Großevent mit über 750 Besuchern erfordert viel Planung, wie hier beispielhaft zu sehen ist.

 

Was muss bei der Planung eines Großevents organisatorisch abgeklärt werden?

 

  • Genehmigungen von der Stadt müssen eingeholt werden 

    • Ausschanklizenzen und ähnliches werden benötigt

    • Die Fahrvorführung auf öffentlichem Verkehrsgelände muss beantragt und genehmigt werden

  • Zusammenarbeit mit dem KIT zur Organisation und Nutzung der Location

  • Planung der Verpflegung für Sponsoren, Gäste und das Team

    • Catering, Bierbestellung, …

  • Rollout-Sponsoren

    • Suche nach potentiellen Rollout-Sponsoren

    • Enger Kontakt zum Rollout-Sponsor

  • Planung der Werbung für die Veranstaltung sowie Einladungen

 

Welche Fragen sind für ein gelungenes Rolloutprogramm zu klären?

 

  • Wer moderiert die Veranstaltung?

    • Viel Kontakt zu motivierten und engagierten Alumni

    • Viele kreative Treffen zur Präsentation und Vorstellung

  • Wie präsentiert man den Rollout-Sponsor optimal?

  • Wie enthüllt man die Fahrzeuge auf eine möglichst spektakuläre Art und Weise?

  • Welche kreativen Ideen und Überraschungen können noch untergebracht werden?

  • Welche Fahrvorführungen finden statt?

    • Absprache mit Alumni bezüglich der Fahrzeuge

 

Was muss vor der Veranstaltung alles vorbereitet werden?

 

  • Installation der Eventtechnik

    • Licht- und Tontechnik konzipieren und umsetzen

    • Umsetzung des Rollout-Livestreams

  • Gestaltung der Location

    • Sponsorenbereich, Audimax-Foyer und Audimax 

  • Erstellen eines Personalplans für das gesamte Team

    • Betreuung der Sponsoren, Gäste und Fahrzeuge

    • Planung der Logistik zwischen dem Audimax und dem Campus Ost

  • Generalprobe des Rollouts

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